Nadine LAURENSIS

Interview de Nadine LAURENSIS, Chef du Service Relations Publiques et Affaires Civiles de la Ville de Wavre

Nadine Laurensis en bref…
Nadine Laurensis travaille à la Ville de Wavre depuis 35 ans. Elle a intégré le Service « Population », comme on l’appelle plus généralement, en 1979. Elle nous raconte son quotidien et son plaisir de rencontres avec les Wavriens.

Bonjour Nadine, quelle fonction occupez-vous à la Ville ?
Bonjour, je suis chef du Service Relations Publiques et Affaires Civiles de la Ville de Wavre.

Pouvez-vous nous détailler votre parcours ? Ça fait un moment maintenant que vous êtes dans ce service ?
Oui effectivement, je suis arrivée en 1979, il y a 35 ans. J’ai débarqué alors au Service Population comme on l’appelait à ce moment pour 5 mois, pour enrichir les fiches du Registre National, il y avait beaucoup de boulot de recherches. Les fiches population ne comportaient à l’époque que de minimes informations (nom, prénoms, date de naissance, adresse, nationalité) et il convenait de compléter chaque dossier par les informations personnelles du citoyen (filiation, profession, état civil, carte d’identité, permis de conduire, passeport…)  C’était après la fusion des communes, il y avait environ 24000 habitants dans l’entité et mon contrat a été renouvelé trois fois pour ce travail. Ensuite, j’ai pu passer l’examen de nomination, que j’ai réussi, et après un an de stage j’ai officiellement intégré le service comme employée communale et je n’en suis plus ressortie depuis ! Je me suis occupée des mouvements dans la commune. Je gérais les entrées des nouveaux habitants, les mutations et je continuais à enrichir les fiches Registre National des nouveaux habitants.
Ensuite, après une dizaine d’années à ce poste, j’ai commencé à travailler en direct avec le Chef de Service de l’époque, Monsieur Jean-Marie Duquaine. J’ai beaucoup appris à ses côtés et je découvrais alors le Service de façon transversale. De fil en aiguille, je suis devenue son bras droit et lorsqu’il a pris sa retraite, il y a deux ans, il m’a été proposé par le Collège communal de prendre sa suite. Il ne m’était jamais venu à l’esprit de pouvoir accéder à ce poste. J’en suis vraiment honorée. Ainsi, je suis Chef de ce Service depuis avril 2012.

Pouvez-vous nous expliquer comment fonctionne ce Service Relations Publiques ? Vous êtes en lien permanent avec les citoyens finalement ?
Notre service est effectivement la « vitrine » de l’administration communale. Tous les citoyens passent à un moment donné par chez nous. Vous savez que nous accueillons plus de 55.000 visiteurs par an ?
Le Service de Relations Publiques s’articule en plusieurs pôles. Le service Population, tout d’abord, s’occupe de tout ce qui concerne les citoyens, les départs de Wavre, les dossiers d’arrivées, de mutations dans Wavre, les élections, les cartes d’identité, la délivrance d’extraits et certificats, la location des salles, le prêt de matériel…. Le service Passeport délivre maintenant les passeports biométriques et gère la déclaration des chiens dangereux. L’Etat Civil est en charge des mariages, des divorces, des décès, de la matière nationalité, de la gestion administrative des cimetières, des cohabitations légales…. Le Registre des Etrangers, gère l’arrivée des ressortissants non belges sur le territoire et enfin le service Affaires Civiles a en charge les permis de conduire et les extraits de casier judiciaire.

De quoi s’agit-il exactement pour les salles et le matériel ?
Et bien, les habitants de la commune, les associations et autres asbl wavriennes peuvent introduire des demandes pour organiser certains événements de famille, de clubs ou culturels dans les salles communales. Il est également possible d’avoir à prêter du matériel comme des chaises, des tables, des tréteaux, etc.

Revenons-en à votre Service… Dites-nous concrètement combien d’employés y sont actifs quotidiennement ?
Et bien, nous sommes 20 personnes plus moi-même, soit 21. Ça fait une belle équipe !

Pouvez-vous nous raconter votre journée type ?
Il n’y a pas vraiment de journée type … mais pour résumer, je passe beaucoup de temps à résoudre des problèmes et avec la diversité des tâches de mon service, il y en a beaucoup ! Je fais de tout et je suis aussi active aux desks pour renforcer l’équipe si besoin. Je lis et réponds aux mails, je gère les dossiers de fonds et j’introduis les « analyses » au Collège communal. J’aide les citoyens à trouver une solution à leurs soucis. C’est vraiment valorisant et j’y attache beaucoup d’importance et de ce fait, j’ai beaucoup de contact avec les autres services.

Les « Relations Publiques » sont de vraies relations publiques alors ?
Oui c’est bien cela ! Nous sommes en contact permanent avec les citoyens et nous mettons un point d’honneur à recevoir chacun avec respect, en étant vraiment à l’écoute de leur demande. Nous voulons aller au bout des choses avec eux et qu’ils sentent que leurs demandes sont prises en considération. Le suivi de chaque dossier est assuré de façon personnalisée.
Les citoyens viennent souvent nous voir nous pour des informations ou des demandes diverses qui n’ont rien à voir avec notre service… il s’agit parfois de travaux, d’urbanisme, de demandes au collège … mais nous accueillons tout le monde. Il faut trouver des solutions et toute l’équipe travaille de cette façon.

Avez-vous une anecdote à nous raconter ? Un fait marquant qui est arrivé dans votre Service ?
On pourrait croire qu’il s’en passe des vertes et des pas mûres ici … mais non, en fait, c’est relativement calme. Ce qui me vient en tête est relativement récent, c’était le premier avril de cette année … Chaque personne de mon équipe m’a appelée ou m’a envoyé un sms ce matin-là en se déclarant malade ou en m’annonçant un empêchement quelconque… certaines m’avaient déjà déposé une demande de congé la veille et finalement je me retrouvais toute seule pour ouvrir le service !!! Au départ, je ne pensais pas au Poisson d’Avril et j’ai ralé sur ces absences de dernières minutes car j’allais être seule pour gérer la journée ! Et effectivement j’ai été toute seule jusqu’à 8h29 ! Ils sont tous arrivés en même temps une minute avant l’heure d’ouverture !!! Argh, le stress !

Pour conclure cette interview, y-a-t-il un projet actuel dont vous souhaiteriez nous parler, et dont vous êtes fière ?
Je suis fière de nombreuses choses !! Je suis très heureuse par exemple de la rénovation de nos bureaux. Depuis 2011, nous accueillons les citoyens dans une zone conviviale et moderne. La salle d’attente est confortable et la nouvelle infrastructure permet aux Wavriens de gérer leurs affaires en toute discrétion lorsque vient leur tour. C’est vraiment une belle réussite.
Je suis fière aussi du passage à la biométrie pour les passeports car nous avons pu installer le matériel nécessaire sans abîmer les nouvelles installations de notre bureau.
Cela dit, ma plus belle fierté, c’est d’avoir formé une équipe soudée ! D’avoir resserrer les liens avec chacun et que tout le monde dans le service s’entraide avec plaisir. Je leur demande beaucoup de disponibilité et des tâches parfois moins agréables que d’autres mais tous sont présents et, oui, je suis vraiment très fière de mon équipe !
Je serai entièrement comblée lorsque le département des Affaires civiles aura rejoint la plateforme car pour l’instant ils sont encore dans l’ancien Hôtel de Police, au 3 de la place de l’Hôtel de Ville. J’aimerais que tout le monde soit ensemble ici. Ça viendra bientôt j’espère !

Merci Nadine pour cette interview !

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